Accompagnement à la structuration de la Gestion Documentaire
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Formation créée le 04/07/2023. Dernière mise à jour le 15/11/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
AGEVAL Formations propose un accompagnement pour la structuration et le déploiement de la gestion documentaire au sein d'un établissement. L’intervention est décrite ci-dessous. La prestation sera personnalisée selon le contexte de l'établissement. La demande porte donc sur un accompagnement complet : -Etat des lieux, -Points sur les documents de l'établissement existants -Travail sur la construction de l'arborescence documentaire cible -Travail sur la Mise à jour des documents -Création de l'arborescence de la GED de l'établissement -Optionnel : REX à distance de l'intervention La proposition porte sur un accompagnement réalisé sur site et à distance.
Objectifs de la formation
- Accompagner l’établissement dans la structuration de sa gestion documentaire
- Créer une arborescence organisée et efficace pour gérer les documents au sein de l’établissement
- Être autonome pour le pilotage de la gestion documentaire au fil de l’eau
Profil des bénéficiaires
- SECTEUR : médicosocial
- Tout professionnel de l’établissement, agent, encadrant, équipe de direction participant au pilotage de la Qualité
- Méthodologique : aucun prérequis
- Matériel : disposer d’un ordinateur connecté au wifi et, le cas échéant, de ses codes d’accès habituels à AGEVAL
Contenu de la formation
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Phase 1 : Etat des lieux
- Consultation de la base documentaire, nombre des documents, organisation...
- Vérification des documents à revoir, compléter, réflexion sur l'architecture documentaire à mettre en place
- Planification des travaux et groupes de travail
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Phase 2 : Structuration de la GED (Gestion Documentaire)
- Animation des groupes de travail sur la structuration de l'arborescence
- Réflexion sur les Sources et thèmes à mettre en lien avec la GED
- Structuration du référencement des documents : Mise en place d'un système de codification documentaire
- Réflexion sur le workflow de création d'un document (rédaction, validation, diffusion, mise à jour...) : Cycle de vie documentaire
- Définition des règles de rédaction des procédures
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Phase 3 : Construction de l'arborescence dans l'outil souhaité
- Construction de l'arborescence dans AGEVAL ou outil propre de l'établissement
- Rattachement des sources / thèmes, structuration des dossiers
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Phase 4 : Finalisation du plan d'Action
- Rédaction d'une procédure GED à transmettre à tous les salariés
- Structuration de l'organisation pour pérenniser le système de création, validation et diffusion des documents
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Option : REX à distance de l'accompagnement
- Retour d'expériences des participants sur la mise en œuvre de la GED
- Retour sur les échecs / les succès
- Analyse des difficultés, réflexion sur les leviers d’action
- Détermination et planification des axes de travail restants
Nos intervenants sont expert·e·s dans leur domaine d’intervention et ont une expérience terrain dans le secteur d’activité dans lequel elles ou ils interviennent. Le profil spécifique (ingénieur·e qualité gestion des risques, professionnel·le de santé, psychologue, etc.) est défini pour chaque projet d'accompagnement en fonction des établissements.
- Au terme de l’accompagnement proposé, l’établissement sera doté des livrables suivants :
- Arborescence documentaire opérationnelle
- procédure GED
- NB : Pour la réussite de la mission, nous insistons sur la nécessaire implication des professionnels de l’établissement au sein des groupes de travail
- Aspects réglementaires