Accompagnement à la structuration de la Gestion Documentaire

Accompagnement

Formation créée le 06/05/2025. Dernière mise à jour le 18/12/2025.
Version du programme : 4
Taux de satisfaction des apprenants
9,9/10 (6 avis)

Type de formation

Mixte

Accessibilité

Oui
Cette formation est gratuite.
S'inscrire
Cette formation est gratuite.
S'inscrire
Cette formation est gratuite.
S'inscrire
Besoin d’adapter cette formation à vos besoins ? N’hésitez pas à nous contacter afin d’obtenir un devis sur mesure ! Nous contacter

Accompagnement à la structuration de la Gestion Documentaire

Accompagnement


AGEVAL Formations propose un accompagnement pour la structuration et le déploiement de la gestion documentaire au sein d'un établissement. La prestation sera personnalisée selon le contexte de l'établissement (durée et contenu). La proposition porte sur un accompagnement réalisé sur site et à distance.

Objectifs de la formation

  • Accompagner l’établissement dans la structuration de sa gestion documentaire
  • Créer une arborescence organisée et efficace pour gérer les documents au sein de l’établissement
  • Être autonome pour le pilotage de la gestion documentaire au fil de l’eau

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • SECTEUR : médicosocial
  • Tout professionnel de l’établissement, agent, encadrant, équipe de direction participant au pilotage de la Qualité
Prérequis
  • Méthodologique : aucun prérequis
  • Matériel : disposer d’un ordinateur connecté au wifi et, le cas échéant, de ses codes d’accès habituels à AGEVAL

Contenu de la formation

Phase 1 : Etat des lieux
  • Consultation de la base documentaire, nombre des documents, organisation...
  • Vérification des documents à revoir, compléter, réflexion sur l'architecture documentaire à mettre en place
  • Planification des travaux et groupes de travail
Phase 2 : Structuration de la GED (Gestion Documentaire)
  • Animation des groupes de travail sur la structuration de l'arborescence
  • Réflexion sur les Sources et thèmes à mettre en lien avec la GED
  • Structuration du référencement des documents : Mise en place d'un système de codification documentaire
  • Réflexion sur le workflow de création d'un document (rédaction, validation, diffusion, mise à jour...) : Cycle de vie documentaire
  • Définition des règles de rédaction des procédures
Phase 3 : Construction de l'arborescence dans l'outil souhaité
  • Construction de l'arborescence dans AGEVAL ou outil propre de l'établissement
  • Rattachement des sources / thèmes, structuration des dossiers
Phase 4 : Finalisation du plan d'Action
  • Rédaction d'une procédure GED à transmettre à tous les salariés
  • Structuration de l'organisation pour pérenniser le système de création, validation et diffusion des documents
Option : REX à distance de l'accompagnement
  • Retour d'expériences des participants sur la mise en œuvre de la GED
  • Retour sur les échecs / les succès
  • Analyse des difficultés, réflexion sur les leviers d’action
  • Détermination et planification des axes de travail restants

Équipe pédagogique

Nos consultant.e.s sont expert·e·s dans leur domaine d’intervention et ont une expérience terrain dans le secteur d’activité dans lequel elles ou ils interviennent. Le profil spécifique (ingénieur·e qualité gestion des risques, professionnel·le de santé, psychologue, etc.) est défini pour chaque projet d'accompagnement en fonction des établissements.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Au terme de l’accompagnement proposé, l’établissement sera doté des livrables suivants : Arborescence documentaire opérationnelle et procédure GED
  • Pour la réussite de la mission, nous insistons sur la nécessaire implication des professionnels de l’établissement au sein des groupes de travail

Ressources techniques et pédagogiques

  • Aspects réglementaires

Qualité et satisfaction

Ce programme d'accompagnement n'est pas concerné par les exigences Qualiopi.
Taux de satisfaction des apprenants
9,9/10 (6 avis)

Capacité d'accueil

Entre 1 et 12 apprenants

Accessibilité

Les personnes en situation de handicap sont invitées à nous contacter pour toutes questions relatives aux conditions d’accessibilité de cet accompagnement. Une référente handicap est nommée à AGEVAL FORMATIONS et des partenariats sont mis en place selon les besoins spécifiques identifiés.