Accompagnement à la structuration de la Gestion Documentaire
Version du programme : 1
Type de formation
Formation mixteAccessibilité
OuiAccompagnement à la structuration de la Gestion Documentaire
AGEVAL Formations propose un accompagnement pour la structuration et le déploiement de la gestion documentaire au sein d'un établissement. L’intervention est décrite ci-dessous. La prestation sera personnalisée selon le contexte de l'établissement. La demande porte donc sur un accompagnement complet : -Etat des lieux, -Points sur les documents de l'établissement existants -Travail sur la construction de l'arborescence documentaire cible -Travail sur la Mise à jour des documents -Création de l'arborescence de la GED de l'établissement -Optionnel : REX à distance de l'intervention La proposition porte sur un accompagnement réalisé sur site et à distance.
Objectifs de la formation
- Accompagner l’établissement dans la structuration de sa gestion documentaire
- Créer une arborescence organisée et efficace pour gérer les documents au sein de l’établissement
- Être autonome pour le pilotage de la gestion documentaire au fil de l’eau
Profil des bénéficiaires
- SECTEUR : médicosocial
- Tout professionnel de l’établissement, agent, encadrant, équipe de direction participant au pilotage de la Qualité
- Méthodologique : aucun prérequis
- Matériel : disposer d’un ordinateur connecté au wifi et, le cas échéant, de ses codes d’accès habituels à AGEVAL
Contenu de la formation
Phase 1 : Etat des lieux
- Consultation de la base documentaire, nombre des documents, organisation...
- Vérification des documents à revoir, compléter, réflexion sur l'architecture documentaire à mettre en place
- Planification des travaux et groupes de travail
Phase 2 : Structuration de la GED (Gestion Documentaire)
- Animation des groupes de travail sur la structuration de l'arborescence
- Réflexion sur les Sources et thèmes à mettre en lien avec la GED
- Structuration du référencement des documents : Mise en place d'un système de codification documentaire
- Réflexion sur le workflow de création d'un document (rédaction, validation, diffusion, mise à jour...) : Cycle de vie documentaire
- Définition des règles de rédaction des procédures
Phase 3 : Construction de l'arborescence dans l'outil souhaité
- Construction de l'arborescence dans AGEVAL ou outil propre de l'établissement
- Rattachement des sources / thèmes, structuration des dossiers
Phase 4 : Finalisation du plan d'Action
- Rédaction d'une procédure GED à transmettre à tous les salariés
- Structuration de l'organisation pour pérenniser le système de création, validation et diffusion des documents
Option : REX à distance de l'accompagnement
- Retour d'expériences des participants sur la mise en œuvre de la GED
- Retour sur les échecs / les succès
- Analyse des difficultés, réflexion sur les leviers d’action
- Détermination et planification des axes de travail restants
Équipe pédagogique
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Au terme de l’accompagnement proposé, l’établissement sera doté des livrables suivants :
- Arborescence documentaire opérationnelle
- procédure GED
- NB : Pour la réussite de la mission, nous insistons sur la nécessaire implication des professionnels de l’établissement au sein des groupes de travail
Ressources techniques et pédagogiques
- Aspects réglementaires
Qualité et satisfaction
Accessibilité
L’accompagnement est réalisé pour partie en visio, pour partie au sein de l’établissement. Les durées sont indiquées à titre indicatif et sont adaptées à la taille et au contexte de chaque établissement. Les personnes en situation de handicap sont invitées à nous contacter pour toutes questions relatives aux conditions d’accessibilité de cette mission. Une référente handicap est nommée à AGEVAL FORMATIONS et des partenariats sont mis en place selon les besoins spécifiques identifiés.